Вопросы и ответы Online-сервис формирования XML-документов: ПЗ, Заключения и др. Нормативная база и требования Нужно ли дублировать XML бумажной версией или PDF при подаче в госорганы?

Нужно ли дублировать XML бумажной версией или PDF при подаче в госорганы?

Общие положения

При взаимодействии с государственными структурами приоритет отдается оригинальным электронным документам. Использование сканированных копий возможно только в исключительных случаях и исключительно при наличии электронной подписи.

Требования к форматам документов

Для обеспечения корректной обработки документов государственными органами установлены строгие стандарты форматов. Несоответствие этим требованиям влечет:

  • отказ в автоматической проверке;
  • отклонение документа инстанцией.

XML-формат

XML является официальным форматом для:

  • отчётной документации;
  • формализованных электронных документов.

Применение XML возможно только при условии:

  • включения документа в Классификатор документации (КНД);
  • наличия соответствующего кода.

При отсутствии кода КНД допускается использование PDF-формата.

Перед отправкой XML-документа необходимо проверить:

  • правильность структуры документа;
  • заполнение всех обязательных полей;
  • действительность электронной подписи;
  • соответствие требованиям регулятора;
  • соответствие правилам системы ЭДО.

PDF-формат

PDF применяется для отсканированных копий при условии разрешения формата в системе ЭДО.

Технические требования:

  • монохромное исполнение;
  • разрешение 150-300 dpi;
  • 256 градаций серого;
  • текстовая часть в формате PDF/A-1.

Обязательные условия:

  • отдельный файл для каждого документа;
  • доступность текста для чтения;
  • отсутствие защиты от копирования и печати;
  • исключение интерактивных элементов.

Особые ситуации

При несоответствии электронного документа установленным форматам во время налоговых проверок требуется предоставление:

  • бумажной версии документа;
  • копии, заверенной налогоплательщиком;
  • отметки о подписании электронной подписью.